Privacy Beleid

Contactgegevens De Kring Barcelona:

Avda. Diagonal 611, 6

08028 Barcelona

sekretariaat@dekring.org

www.dekring.org

NIF G98333677

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op: 04-03-2020

Inleiding

Vanaf 25 mei 2018 is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) ingegaan. Deze geldt ook voor alle stichtingen en verenigingen. Alle verenigingen hebben namelijk te maken met persoonsgegevens waar veilig mee omgegaan moet worden. Wat dit voor onze vereniging betekent, lichten we hier kort toe.

De vernieuwde wet moet de privacy van mensen beter beschermen. Het gaat om strengere regels voor het verwerken van persoonsgegevens (waaronder verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, gebruiken en wissen van persoonsgegevens).

De Kring kan persoonsgegevens over u verwerken, doordat u gebruik maakt van de diensten van De Kring en/of omdat u deze zelf bij het invullen van een contactformulier op de website aan De Kring verstrekt. De Kring verwerkt uw persoonsgegevens om telefonisch contact met u op te kunnen nemen als u daar om verzoekt, en/of om u schriftelijk (per e-mail en/of per post) te kunnen benaderen indien u telefonisch onverhoopt niet bereikt kunt worden.

In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. We maken u in deze privacyverklaring helder welke persoonsgegevens wij verzamelen en voor welke doeleinden wij deze gebruiken. We leggen u ook uit hoe u uw gegevens kunt inzien, wijzigen of verwijderen. We vinden het belangrijk dat u hier goed van op de hoogte bent en raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

De Kring en Privacy

De Kring is een onafhankelijke vereniging zonder winstoogmerk, van en voor leden van de vereniging. Via onze website en mailings bieden wij allerlei activiteiten en informatie aan leden en niet-leden. Daarbij gebruiken wij privacygevoelige informatie, ook wel persoonsgegevens genoemd.

Bent u verplicht persoonsgegevens te verstrekken?

In de meeste gevallen wel, want het is nodig uw persoonsgegevens te gebruiken om de dienst of het product te kunnen bieden die u bij ons afneemt. In dat geval is het gebruiken van uw gegevens noodzakelijk voor de overeenkomst: namelijk het lidmaatschap van De Kring, of deelname aan gerichte activiteiten..

In sommige gevallen werken wij bij de uitvoering van onze dienstverlening samen met andere organisaties of bedrijven.

Persoonsgegevens worden door ons zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
• Verwerking van uw persoonsgegevens is beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Gebruik persoonsgegevens

Als De Kring zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Persoonsgegevens van leden en niet-leden worden door De Kring verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden (ledenadministratie, deelnemerslijsten m.b.t. activiteiten, incasso’s en betalingen);
• Communicatie met de leden (uitnodigingen, mailings en nieuwsbrieven);

Voor de bovenstaande doelstellingen kan De Kring de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adres;
• Postcode;
• Woonplaats;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geboorte datum;
• Bedrijfsnaam
• Bankrekeningnummer (t.b.v. automatische contributie inning) vragen die u aan ons beschikbaar stelt, en/of meldingen die u aan ons doorgeeft

Surfgedrag en statistieken

Op onze website worden algemene bezoekersgegevens bijgehouden. Wij registeren het IP adres van uw computer, eventueel gebruikersnaam en tijdstip van bezoek. Deze gegevens gebruiken wij voor het analyseren van surfgedrag en eventueel verbeteren van onze website en dienstverlening.

Dit Privacy Policy is tevens van toepassing op de verwerking van data verkregen vanuit bezoek aan en gebruik van de website van De Kring en de door contactaanvragen verstrekte persoonlijke informatie.

Verstrekking aan derden

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen, waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Beveiligen

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te beperken. Wij hebben hiervoor een informatiebeveilingsbeleid. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens De Kring van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Bewaren

Wij bewaren de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren een standaard bewaartermijn van 2 jaar. Dat wil zeggen dat wij uw gegevens 2 jaar nadat u lid en/of actief bent geweest zullen verwijderen. Wanneer een andere bewaartermijn geldt, zullen wij u daarvan op de hoogte brengen. Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die wij langer moeten bewaren, omdat de wet ons dit verplicht, zoals gegevens voor de Belastingdienst.

Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van deze website, voor meer informatie over de manier waarop zij met uw gegevens omgaan.

Mailings en nieuwsbrieven t.b.v. niet leden

Als u daar prijs op stelt en geen lid bent, kunt u zich aanmelden voor onze mailings. Ook in dat kader worden persoonsgegevens verwerkt en in ons relatiebeheersysteem opgeslagen. Het ontvangen van onze mailings kan te allen tijde worden stopgezet via de in de mailings aangegeven methode.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Rechten omtrent uw gegevens

Vanuit de nieuwe privacy verordening heeft u de volgende rechten:

• Het recht van inzage: u heeft het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
• Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, heeft u het recht deze aan te laten passen;
• Het recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, heeft u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de Belastingdienst;
• Het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar heeft ingediend tegen de verwerking, heeft u het recht de beperking van de verwerking aan te vragen;
• Het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben, overdragen naar u of een andere organisatie naar keuze. U kunt alleen van dit recht gebruikmaken als de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
• Het recht van bezwaar: als wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing heeft u altijd het recht van bezwaar.

Deze verzoeken zijn kosteloos en worden binnen 1 maand na dagtekening afgehandeld.

Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten, dan kunt mailen naar sekretariaat@dekring.org

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Het is aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen.

Als u naar aanleiding van deze privacyverklaring contact met ons wilt opnemen, dan kan dat via sekretariaat@dekring.org

Identificatie

Om misbruik te voorkomen vragen wij u om u bij een schriftelijk verzoek te identificeren, door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet niet om op de kopie uw NIE én uw pasfoto af te schermen. U kunt hier bijvoorbeeld de KopieID-app voor gebruiken. Ook wanneer u uw aanvraag telefonisch indient, zullen we u aan de hand van de bij ons bekende gegevens moeten kunnen identificeren voordat wij uw verzoek in behandeling zullen nemen.

Wanneer u een verzoek tot inzage, correctie, wijzigen en/of verwijderen bij ons indient, zorgen wij ervoor dat uw verzoek binnen 4 weken is afgehandeld. Lukt het ons niet om het binnen deze periode af te handelen, zullen we u daarvan op de hoogte brengen.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Agencia Española de Proteccion de datos.

Inwerkingtreding

Deze (vernieuwde) privacyverklaring is in werking getreden op 13 juli 2018.

De gegevensbescherming van De Kring wordt gehanteerd door het secretariaat. Zij zijn te bereiken via e-mail: sekretariaat@dekring.org